Bei der Betriebsversammlung im Herbst 2014 wurden zahlreiche Fragen zum Thema Datenschutz gesammelt. Wir haben diese an die zuständigen ExpertInnen weitergeleitet. Um die Lesbarkeit zu erleichtern, werden diese in regelmäßigen Abständen auf dem Betriebsratsblog veröffentlicht. In der Kategorie “Datenschutz in Frage und Antwort” sind die Texte jederzeit abrufbar. Sollten sich daraus weitere Fragen ergeben bitten wir, das Betriebsratsteam von Pastorale Berufe, um deine Rückmeldung.

Welche DVR-Nummer schreibe ich unter E-Mails, wenn ich in einer Pfarre und einer Institution arbeite?

• Streng genommen müsste man sagen, je nachdem, woher die Daten der Empfänger stammen (z.B. aus der Pfarrkartei oder einer Institutions-spezifischen Datenanwendung). Da es aber einen verwaltungstechnisch hohen Aufwand darstellt, hier zu unterscheiden bzw. die DVR-Nummer in der E-Mail-Signatur jeweils zu wechseln, empfehle ich, beide Nummern anzuführen. Im Zweifelsfall ist es aber immer noch besser, nur eine der beiden Nummern anzugeben, als gar keine.
  MitarbeiterInnen der Abteilung Pastorale Berufe verwenden in ihren Signaturen (Brief, Mail) die DVR-Nummer der Abteilung Pastorale Berufe. DVR: 0029874(1871)

 Hat ein Dekanat eine DVR-Nummer?

• Dekanate haben keine eigene DVR-Nummer, da sie keine eigenständigen Rechtsträger sind (sondern eher „Verwaltungsbezirke“). MitarbeiterInnen, die einem Dekanat zugeteilt sind (z.B. DekanatsassistentInnen), verwenden daher in ihren Signaturen (Brief, Mail) die DVR-Nummer der Abteilung Pastorale Berufe. DVR: 0029874(1871)

Bei Vergabe der EDV-Wartung: Braucht man hier eine Geheimhaltungserklärung?

• Wenn der Dienstleister (EDV-Warter) bei seiner Tätigkeit die Möglichkeit hat, Kenntnis von personenbezogenen Daten oder anderen vertraulichen, firmeninternen Daten/Informationen des Auftraggebers (Diözese, Pfarre…) zu erlangen, so ist eine sogenannte Dienstleistervereinbarung gemäß § 10 Datenschutzgesetz abzuschließen (Muster beim Datenschutzbeauftragten vorhanden). Ist also durch die EDV-Wartung ein solcher Zugang zu Daten möglich/gegeben (z.B. im Sinne eines Administrators), dann ist eine Dienstleistervereinbarung mit dem Wartungs-Dienstleister abzuschließen, wenn nicht (z.B. bei reiner Hardware-Wartung), dann ist dies nicht notwendig.

Mag. Alexander Marktler (Datenschutzbeauftragter der Diözese Linz)